信息时代的八大管理悖论

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发表于 2017-1-12 09:51:49 | 显示全部楼层 |阅读模式
信息技术与企业管理之间的关系,就好像交通工具和路的关系。信息技术的应用,只是让自行车变成了汽车,但是却不能使弯路变成直路。

    信息技术的日新月异和互联网的迅速勃兴,将人类社会从传统的工业化时代推进至信息时代,企业群落也进入了一个崭新的竞争阶段。


    今天,信息和知识的范围、形式、规模、获取、储存以及传送,都已经或正在发生着巨大变化,它使得全球经济活动管理规则在彻底变革,企业对世界的认知图式和价值判断方式在逐步渐变,企业原有的生存和发展模式也正在发生着相当大的变化。


    面对信息时代的到来,我们必须在新的时代特征和背景下来改进甚至重构自己的经营和管理模式,如果我们看不到这样的变化并驾驭之,要么被铺天盖地的信息狂浪席卷得无影无踪,要么只有在守成的井里坐以待毙。


    相比工业时代,信息时代具有以下颠覆性特征:


    1.信息传播打破物理空间上的有形界限,变得更加迅速、便捷;


    2.各类信息量以几何级数增加,知识爆炸;


    3.传统仅靠人脑记忆和纸媒记录的知识积累手段被彻底改变;


    4.信息处理与传递的高度现代化,使得用信息化的系统来实施企业管理成为现实;


    5.企业管理水平不断提高,其决策过程也将越来越复杂;


    6.网络应用的商业化倾向正在考验传统企业家的神经。


    信息时代让企业面临的经营环境发生了翻天覆地的变化,造成了世界经济格局和很多行业的重新大洗牌,也为企业经营活动发生由量到质的改善提供了可能。另外一方面,信息时代也迫切要求企业的组织、业务、管理等采用新的模式、新的战略。然而,信息技术的发展同样会带来各种麻烦,这些麻烦会破坏企业的信息环境,使企业达不到预想的管理效果,这就使得在信息时代的背景下,企业同样面临很多管理上的矛盾。


    悖论1:信息数量增加VS信息质量下降


    信息时代让企业可以掌握的信息量增加了,比如,国内每天就有2000多种报纸出版,每月有近万种杂志出版,每年有10多万种图书出版,还有广播、电视、手机等工具等你选择,更重要的是,互联网把全球50多亿人联系在一起,只要你打开计算机,无穷无尽的信息就向你袭来。


    不论企业处于什么样的行业,都可以享受到信息丰富的强大便利,企业甚至可以利用互联网的平台寻找合作伙伴,了解行业走势,寻找供求信息。例如,阿里巴巴网站每天能够发布近3000条最新的供求信息,在这样的一个网上信息超市里,企业完全可以根据自已的需要,挑选适合自己的信息或发布信息。通过这样的信息交流,企业可以获得全球的商业机会。


    但是,最大的麻烦常常是最大的优点带来的,信息的丰富性并不能主动带来信息的高质量,信息能力的膨胀同时也是制造噪声与信息垃圾能力的膨胀。正如复印机帮助人们保存有价值的文件的同时,也为人们制造了更大量的信息废品。互联网与其他媒体相比,具有更大的开放性和随意性,任何人都可能成为信息的发布者和传播者,这使得网上信息变得鱼龙混杂,泥沙俱下,直接的后果是信息泛滥,甚至是信息真假难辩。


    2005年,经济学家智力组织对全球IT业经理人员的一项最新调查表明,超过一半(55%)的经理人员说,信息失灵导致的有效信息筛选失败,是导致决策遇到障碍的主要原因。以前,企业总喜欢用搜集到的大量数据表示自己的信息全面。而从信息应用来看,信息全面常常并不是最重要的东西。提供的资料越多,看资料的时间就越长,挑选信息便越费时,时间成本就越高,而鉴别的难度也就加大了,信息的数量与质量之间的矛盾是企业不得不面对的。


    悖论2:网络开放性VS信息安全性


    在企业的日常经营和管理活动中,每天都会产生大量的信息和知识。在工业时代,这些信息和知识要在整个企业内部全面实现共享是很困难的;而信息时代,这种共享可以通过信息技术来实现,企业可以通过内部的信息共享平台来促进信息和知识的交流。信息共享可以说是互联网给企业带来的价值之一。


    但是,要实现信息共享,就需要企业的网络保持一定的开放。而越开放的网络,它自身的安全性受到的挑战就越大,存储、保护、保密信息的难度都会加大。内部信息的复制、转移以及外部黑客、病毒的侵入,让企业防不胜防。这不仅仅来自于内部,也来自于外部。一项由美国CSI和FBI进行的计算机安全事件调查结果显示:超过85%的安全威胁来自公司内部,有16%来自内部未授权的存取,有14%来自专利信息被窃取,有12%来自内部人员的财务欺骗,有5%是来自黑客的攻击。


    较多信息资源产生以后,经过多渠道交叉而无序传递,也会导致信息失控,造成严重的病毒泛滥、泄密和知识产权保护不力等。网络的开放性与网络安全之间本身就存在着矛盾。对于企业来说,要解决这一矛盾,不但要花费很多的成本来维护网络安全,同时也需要建构全新的管理规范。  


悖论3:信息技术带来的管理效率VS信息化陷阱


    很多企业都采用了信息化来提高企业效率,企业通过购买应用软件和其他能用的信息技术解决方案,来提高管理效率。在一些行业,信息技术已经成为企业生存的根本条件,如银行业普遍使用ATM后,如果有金融企业不使用,就会陷入不利的竞争位置。而采用更先进的IT技术来改造现有的业务,也是提高管理效率的重要手段。例如,全球最大的零售巨头沃尔玛,就通过与供应商使用复杂的电子数据交换网络而大大提高了管理效率,从而降低了其库存水平。通过这样的方式,沃尔玛在全球和竞争对手的竞争中取得了优势。


    但是,信息技术会导致反面问题的产生,企业管理者如果过分追求信息化的高技术,结果不是伴随而来的高效率,反而陷入木桶理论的危机。比如,信息管理系统不稳定,甚至丢失生产和客户信息,客户对新的界面很不习惯,很多人干脆不用,仍然沿用原来的手工方法;员工不能不用信息系统,但他们常常错误不断,生产率反而降低,甚至由于数据的滞后,导致错误的信息和决策。但为了解决现有系统的问题,企业还不得不投入更多的资金来更新系统,或采用更大的信息系统来集成整合或代替,导致企业陷入管理信息化建设问题的怪圈。在ERP、CRM刚引入中国的时候,很多负责信息化建设的公司,大力向企业鼓吹信息化的好处,而回避企业陷入信息化投入陷阱的可能性。例如,戴尔公司小ERP系统的建设上就曾经投入了两年时间和超过2亿美元的资金,但是后来又不得不公开宣布取消。他们认为,采用这套系统得不偿失,还不如去寻找更有效的能够重新整合计算机产业的系统解决方案。


    信息技术肯定能带来效率,但是却需要一定的最低投入和积累,如果这个积累不是很长的时间的话,很有可能不仅改善不了效率,反正会变成企业的负担。有专家举过一个形象的例子:假设某个企业的信息化需要100万元的投入,三年时间的知识积累,那么如果企业投入了30万元,积累了一年的时间,并不能保证得到30%的预期成效。事实上,这时的成效很可能是零,即使投入了90万元,积累了两年的时间,成效也可能只是1%。


    悖论4:管理技术化VS人的个性化


    计算机技术、通讯技术、互联网技术的日益成熟,把无数企业都推到了信息时代的前台,企业当前所能应用的管理工具比过去更多了。很多企业已经完全实现了数字化办公,汇报工作、会议、与客户会晤都通过网络来进行,信息技术的普及实现了精准和实时的管理,管理的弹性空间大为紧缩。


    但是,在数字化的企业管理中,实践活动的方式主要是用电脑网络虚拟,企业内部的交流趋向于更高科技化与更低接触度。在这种情况下,员工之间的直接交往、言谈举止都被转换成计算机语言,人的音容笑貌以数字化的方式在电脑屏幕上传播。于是,人与人之间面对面的自然交流越来越少,企业里面的各种群体的纽带越来越松弛,带来了技术和人性化之间的矛盾,企业面对信息化的冲击也更需要注意保留或强调人性化的沟通。未来的前景是人的技术化,还是技术的人性化?这的确是管理者要面对的问题。


    悖论5:生产和交易成本降低VS管理成本上升


    信息技术可以使人工完成的工作由机器来完成,企业通过改进工作流程,可以减少工作岗位,降低生产过程中的成本,而信息技术的应用减少了大量的信息获取和分析的成本,也通过互联网减少了很多中间环节,降低了企业的交易费用。戴尔电脑公司就得益于信息时代,通过个性化定制和直销模式,戴尔电脑在全球的PC制造商中拥有较低的成本,从而一直立于不败之地。


    随着网上检索工具的出现,企业在网上收集资料的成本迅速下降。利用互联网上的搜索引擎,很容易就一个专题找出成千上万篇相关的内容。应该说,信息技术的应用,降低了企业在许多模块上的成本。


    但是,与此形成对应的是,企业不得不花费其他的一些成本。以资料搜集为例,获得资料的成本极度下降,但是资料的筛选成本远远超出资料的收集成本。有数据显示,信息的增长量是每2年增长1倍,1935年美国每生产1美元产品要在信息处理方面花去15美分,1985年在信息处理方面的花费上升到25美分,1995年上升到36美分。而在企业的实际管理的领域中,每多应用一个工具,就需要多花一部分成本来维护,或者监督,或者控制。


悖论6:等级管理形态的打破VS网络形态的复杂


    工业时代的企业是“科层制”管理模式,是封闭的等级管理形态,它只能依靠层级之间的信息传递,而没有足够的柔性来指挥一个充满智力能力的组织,信息的沟通更多是单向的。信息时代完全颠覆了这种管理模式,信息时代的企业的管理结构具有多层网络、相互依存的单元和双向信息传递功能,过去需要层层部门处理的程序,在网络信息平台上被高度简化,所有的部门可以在网络平台上进行文件的批量处理,如果企业需要,还可以根据具体的生产项目组成灵活的团队。这种因互联网而产生的新的组织管理结构,使企业在面对市场需求的时候反应更加敏捷。譬如,瑞士的volvo汽车公司废除了传统的装配线流水作业形式,而代之以有高度自我管理权的团队来装配汽车,波音公司由设计、工艺、制造等不同部门组成的200多个跨部门团队来共同开发波音777飞机,均取得了巨大成功。


    信息时代,任何部门的员工,都可以根据不同利益、兴趣、爱好和见解,构造自己的信息沟通网络,而不用像过去一样服从于层级管理体系,员工甚至可以和最高层管理者通过信息技术建立直接对话。但是,这样的等级的打破也常常带来一些新的问题,新的网络的组织形态和原有的固定的管理结构之间就会产生冲突,扁平化带来的多重领导问题,常常也会让企业的灵活性遭到破坏。


    悖论7:商业全球化VS管理跨文化


    在信息时代,企业再也不能单纯依靠地区性的行为来维持其利润增长,每个新企业的发展战略必须基于国际环境,而互联网让企业传统的空间与时间的概念发生了变化,企业依靠互联网可以轻松拿到国际订单,甚至可以运用电子商务作为工具开拓国内外市场。


    企业在信息时代可以迅速实现在全球经营的商业模式,企业组织中的员工越来越多地跨越国界、种族而工作,形成一种跨文化的多元化工作环境,这将是未来企业组织发展的大趋势。但是,面对全球的不同文化背景下的员工,企业如何处理好其中的文化冲突,这是信息全球化面对的新问题。相关调查显示,企业在国际市场上的失败,80%归于管理者对国际市场和文化的不了解。


    悖论8:企业一夜成名VS品牌面临风险


    在信息时代,企业完全可以巧妙地利用互联网来实现企业品牌的广泛传播。过去消费者不知道的一个企业,可以在很短的时间家喻户晓。企业可以建立网站、使用搜索引擎竞价排名服务、刊登网络广告、利用网络公关手段等来建立和传播品牌,这种建立品牌的方式,成本更加低廉,而且可以让企业在短时间内树立知名度。借助互联网,企业一夜成名不再是梦想。


    但是,这也给企业带来了品牌声誉管理的问题。近些年来,因为搜索引擎、博客、BBS的强大发展,网上信息传播的速度和范围爆炸式地扩大,对企业形象相当不利的信息,也同样被搜索者随时检索到,一旦搜索者看到企业不好的信息,就会有“先入为主”的印象,对企业的品牌产生不信任感,这对潜在消费者的冲击很大。


    在信息时代,企业的域名品牌保护问题也成了新现象和新问题。近几年,品牌企业的域名被抢注,域名争议此起彼伏。这让企业不仅要重视传统的品牌管理,还需要重视网络品牌的管理。


    总的来说,信息时代不仅给企业带来了营销观念、产品定位、企业利润、管理模式更新等宏观的转变和收益,也加强了企业的敏捷性和适应市场变化的能力。但是,信息时代也给带来了很多管理上的新问题。因此,期望只靠信息技术,就可以解决企业所有问题的想法是不实际的,甚至是十分危险的。信息技术与管理之间的关系,就好像交通工具和路的关系,信息技术的应用,只是让自行车变成了汽车,但是却不能使弯路变成直路。

                       
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